Tercerizado: ¿Cómo hacer que funcione?

Existen varios aspectos que las gerencias de las compañías deben comprender para ser exitosos en el momento de implementar una estrategia de tercerización

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Se puede observar una tendencia creciente en la búsqueda de reducción  de costos mediante la tercerización de funciones que van desde aspectos administrativos, financieros, legales o  de tecnología de la información.

Acompañando esta tendencia, el mercado de proveedores de servicios de Outsourcing se ha venido incrementando para poder satisfacer esta demanda.

Existen varios aspectos que las gerencias de las compañías deben comprender para ser exitosos en el momento de implementar una estrategia de tercerización:

1. Tener claros los motivos estratégicos para tercerizar.

Hay muchos beneficios por los cuales se puede tomar la decisión de tercerizar, entre los que podemos destacar los siguientes:

- Funciones que no son especializadas pueden ser llevadas a cabo a un menor costo.

- Se pueden reducir  costos que hasta el momento se consideraban “costos fijos” pasando su gestión al proveedor tercerizado y es esté el responsable de la capacidad de gestionar volúmenes.

- La Compañía se puede enfocar en aquellas áreas clave y de mayor valor agregado para la firma, mientras que el proveedor tercerizado se responsabiliza de las áreas tercerizadas en base a su  especialización y economía de escala.
El fundamento estratégico para la tercerización debe poder ser claramente explicado por:

- Reducir costos

- Superar problemas de capacidad de la Compañía

- Ganar eficiencia o incrementar la capacidad de la Compañía.
Responder a estas cuestiones ayudará a la gerencia a determinar el alcance y extensión de la tercerización de servicios. La decisión de cuánto y qué tercerizar no puede ser hecha aisladamente, sino que debe estar en armonía  con la estrategia a largo plazo de la Compañía.

2. Determinar qué se va a tercerizar.

En la determinación de qué y cuánto tercerizar existe una relación entre los beneficios derivados de la misma y el incremento de los riesgos. Estos últimos pueden ser disminuidos si en lugar de tercerizar lo que se hace es mudar a una diferente locación, más barata, desde donde se presten las funciones pero permaneciendo bajo la órbita de la Compañía, es lo que se conoce como operativa off shore. En los últimos años los avances en la tecnología y las comunicaciones han permitido un incremento de  esta actividad. Sin embargo muchas veces la relación costo-beneficio de mantener una operativa off-shore o las restricciones según el tipo de funciones que se pretenda llevar a cabo bajo esta modalidad (como ser la necesidad de manejar diferente normativa por tratarse de países diferentes) termina desestimulando esta opción.

Otro aspecto que se debe contemplar al analizar qué funciones se pueden tercerizar son los  ahorros asociados a la tecnología de la información, en recursos humanos, en  infraestructura, en coordinación, etc. En este sentido es particularmente importante el tamaño de la organización y la estrategia a futuro de la misma.

3. Ser concientes de las dificultades de la ejecución.

Una relación exitosa con un proveedor de servicios tercerizados comienza por tener las reglas de juego claras desde el momento de firmar el contrato, donde se deje claro el alcance del servicio e indicadores clave de rendimiento. A la hora de seleccionar el proveedor del servicio debe importar, además de los costes de contratar el mismo, la experiencia y trayectoria de éste, que sea capaz de brindar la confianza de que las funciones tercerizadas se harán con el mismo compromiso y resultado que como que si lo hiciera la misma Compañía. Para que la tercerización funcione exitosamente debe haber un compromiso mutuo entre las partes, la Compañía debe hacer lo que esté a su alcance para permitir que la tarea del proveedor sea lo más eficiente posible y éste último, a partir de su expertise, debe brindar un servicio de calidad que haga sentir a la Compañía segura de que tercerizar haya sido la mejor decisión entre las que podía haber tomado.

4. Comprender que la responsabilidad de la Compañía no puede ser tercerizada.

Finalmente, la Compañía debe comprender que la responsabilidad por las funciones tercerizadas son responsabilidad de la Compañía, y que el éxito o fracaso de las mismas van repercutir directamente en ésta, por lo que es importante que el proveedor de los servicios más que un mero proveedor sea un socio estratégico para la Compañía.

En Ernst & Young contamos con un grupo de profesionales con los conocimientos necesarios  para poder convertirse en su socio estratégico a la hora de tomar la decisión de tercerizar, implementar y poner en marcha funciones en áreas tales como la impositiva y contable, entre tantas otras.